MOTIVAČNÝ LIST je písomná žiadosť alebo písomné predstavenie, ktoré má funkciu akejsi „reklamy na samých seba“. Podobne ako životopis, je príležitosťou, ako urobiť dobrý dojem, ale mal by obsahovať informácie, ktoré chceme vyzdvihnúť a nie sú plne obsiahnuté v životopise. Primerane v ňom popisujeme svoje silné stránky.

Motivačný list, ako už názov prezrádza, by mal v prvom rade vyzdvihovať osobné motivácie k zamestnaniu, zahraničnej mobilite, nadväzujúcemu štúdiu alebo inej pozícii. Popisuje mimoriadny záujem a mal by dokazovať, že práve JA som najvhodnejším kandidátom.

hlas_od_sporaka_pise_motivacny_list_large
píšeme motivačný list, zdroj: hlas od sporáka

PRED TÝM, AKO ZAČNEME PÍSAŤ…

Než začneme písať, mali by sme si ujasniť, prečo to robíme a čo chceme pomocou motivačného listu dosiahnuť. Rovnako ako pri životopise neexistuje presný návod, ako ML písať, takže jeho obsah a forma záleží od autora, avšak musí byť z neho cítiť, že práve JA som osoba, ktorá môže pozitívne ovplyvniť inštitúciu alebo osoba, ktorá je vhodná na danú pozíciu.

Zdôrazňujeme svoje silné stránky a snažíme sa prezentovať tak, aby sme čo najviac spĺňali profil vybraného človeka (vždy pravdivo!). Každé výberové konanie má určité zameranie a ML prispôsobujeme rozličným požiadavkám. Pokiaľ sa chceme prihlásiť na zahraničnú mobilitu počas štúdií, zdôrazňujeme hlavne študijné výsledky a akademické úspechy, naopak, ak sa hlásime na pracovnú pozíciu, zdôrazňujeme skôr pracovné skúsenosti a prax. Okrem toho je vhodné, zistiť si základné informácie o inštitúcii a prípadné požiadavky na obsah ML. Pri otázke – čo očakávame/čo chceme dosiahnuť, by mala preto jasne nasledovať odpoveď – dostať sa na zahraničnú mobilitu alebo dostať prácu.

AKO BY MAL/MOHOL MOTIVAČNÝ LIST VYZERAŤ?

Chceme vám ukázať, čo všetko je vhodné do motivačného listu zahrnúť, čomu sa vyhnúť či aké frázy použiť. Na začiatku si treba vytvoriť predstavu o obsahu, ale nezabúdať na základné pravidlá – každý motivačný list by mal byť:

INDIVIDUÁLNY A KONKRÉTNY – KRÁTKY A VÝSTIŽNÝ – ŠTRUKTÚROVANÝ A FORMÁLNE UPRAVENÝ – GRAMATICKY A JAZYKOVO SPRÁVNY

OBSAH – INDIVIDUÁLNY A KONKRÉTNY

Pri motivačnom liste je veľmi dôležité, aby bol vždy napísaný pre konkrétnu udalosť osobitne. Ak sa hlásime na zahraničné mobility, vždy je nutné prejsť si podmienky na prihlásenie (často napovedajú obsah listu) a pokiaľ sa jedná o pracovnú pozíciu, mal by byť napísaný na konkrétnu pozíciu na základe inzerátu. ML nemá logickú nadväznosť, nepíše sa chronologicky, ale zachytáva údaje KAM – PREČO – ČO TAM CHCEM. Ponúkame vám akési vodítka, avšak konečný výber informácií závisí na autorovi.

ROZSAH – KRÁTKY A VÝSTIŽNÝ

Nemali by sa v ňom písať dlhé omáčky, ale jasne podané myšlienky, na ktoré stačí pár viet. Častou chybou je, že uchádzač píše jednu myšlienku stále dookola inými slovami. Preto sa snažme vybrať pár informácií/myšlienok, ktoré bližšie popíšeme, ale spätne sa k nim nevraciame. Text samotný by mal mať ideálne 1/2-1 stranu.

VZHĽAD – ŠTRUKTÚROVANÝ A UPRAVENÝ/JEDNOTNÝ

Pri motivačnom liste zohráva svoju úlohu aj celkový vzhľad listu, preto je nutné dodržovať jednotnú úpravu – typ a veľkosť písma, riadkovanie a zarovnanie (použijeme rovnaký typ ako v CV). Najčastejšie je využívaný font Times New Roman s veľkosťou 11/12 bodov (tiež Arial alebo Calibri), formát papiera A4, riadkovanie 1,5 a zarovnanie textu na oba okraje (niektorí ale odporúčajú používať zarovnanie vľavo, aby sa netvorili neprirodzené medzery). Na začiatku odsekov je možné dávať odskok a nepoužíva sa dvojité delenie odsekov (bez dvojitého enteru). Ak sa ML posiela v papierovej forme, je vhodné používať kvalitný biely papier.

GRAMATICKY A JAZYKOVO SPRÁVNY

Gramatická a jazyková správnosť by mala byť samozrejmosťou, preto ak písanie nie je našou silnou stránkou, nechajme si ML skontrolovať niekomu vo vojom okolí. Rovnako to platí aj o cudzom jazyku, kedy by sa chyby mali vyskytovať minimálne, pretože aj písomný prejav svedčí o našej jazykovej vybavenosti a schopnosti vyjadrovať svoje myšlienky.

ML anoML nie

ŠTRUKTÚRA MOTIVAČNÉHO LISTU

Neexistuje jednotná štruktúra motivačného listu, ale na základe rád personalistov by sme vám chceli načrtnúť, ako asi by mohol vyzerať. Nasledovná štruktúra nie je daná, je len akýmsi návodom alebo podnetom k premýšľaniu pre tých, ktorí by potrebovali poradiť s obsahom listu. Odporúčame prečítať obe časti, zahraničné mobility aj zamestnanie, nakoľko sme mnohé informácie nezdvojovali a je možné v nich nájsť zdroj inšpirácie.

AK SA UCHÁDZAM O ZAHRANIČNÚ MOBILITU, PRAX, (AKADEMICKÉ) PROJEKTY,…

KONTAKT

Pri zahraničných mobilitách sa takmer vždy posiela aj životopis a prihláška, takže nie je nutné opakovať svoje osobné údaje. Ak by mal však autor záujem, môže na to využiť hlavičku, pravú hornú časť listu, prípadne časť pod podpisom.

OSLOVENIE

Motivačný list musí vždy začínať oslovením, ktoré je akýmsi úvodom k samotnému textu. V prípade, že je známe presné meno osoby, ktorá sa stará o výber kandidáta, je možné napísať do oslovenia jeho/jej priezvisko (prípadne i s titulom), ako napr. Vážená pani Nováková, Vážená docentka Nováková a i. O niečo neutrálnejšie je oslovenie inštitúcie, ktoré môže byť použité pokiaľ nevieme, kto presne sa o výber kandidáta stará alebo by touto úlohou mohlo byť poverených viacero osôb. Mnohokrát nie je známe, komu je ML určený, v tom prípade sa preferuje oslovenie Vážená pani, vážený pán, ktoré je najneutrálnejšie, ale zároveň najmenej osobné. Záleží teda na tom, nakoľko poznáme adresáta ML alebo na osobných preferenciách autora. V dnešnej dobre sa preferujú skôr genderovo neutrálne termíny ako Vážená inštitúcia/komisia a i. V anglickom ML je takisto možné napísať oslovenie konkrétnej osoby alebo všeobecné oslovenie, pokiaľ poznáme meno, je možné ho použiť, napr. Dear Mr. Doyle, alebo často používané všeobecné oslovenie Dear Sir or Madam či genderovo neutrálne To whom it may concern. Obvykle sa za oslovením píše čiarka, vynecháva sa jeden riadok a úvodná veta začína po odskoku malým písmenom, napr:

  • Vážená pani, vážený pane,
  • Vážené Centum zahraniční spolupráce,
  • Dear Sir or Madam,  (niektorí to považujú za staromódne)
  • Dear admission officers,
  • To Whom It May Concern,

ÚVODNÁ VETA A TELO LISTU

Po oslovení by mala nasledovať kratšia úvodná veta, ktorá má jasne a stručne vypovedať, čo chceme ML dosiahnuť alebo o čo sa uchádzame, napr:

  • Týmto motivačným listom by som rád(a) prejavila svoj záujem o absolvovanie …
  • In this motivation letter I would like to prove my interest in …
  • When I heard about … I was very excited about the possibility to participate …

Telo listu, teda hlavný text by mal jasne vypovedať o našej motivácii k mobilite/projektu, mali by sme v skratke odpovedať na nasledujúce otázky: Prečo sa zaujímam o zahraničný pobyt? Čo ma na danej inštitúcii zaujalo? Prečo som tou správnou osobou? Kariérní centrum MU odporúča pridržiavať sa rozsahu asi 3 odsekov, v ktorých okrem základných údajov zaoberáme:

ČOMU SA AKTUÁLNE VENUJEME – ČOMU SA CHCEME VENOVAŤ ĎALEJ – ČO NÁM TO PRINESIE DO BUDÚCNOSTI

Pristúpme jednotlivo k týmto hlavným bodom textu:

ČOMU SA AKTUÁLNE VENUJEM – PREDSTAVENIE SEBA SAMÉHO/SAMEJ

Prvý odsek by mal začať stručným priblížením svojej osobnosti; CZS má pri väčšine mobilít dané, že by mal obsahovať ročník (semester) a stupeň štúdia, študijný odbor, prípadne iné veci týkajúce sa štúdia (tému záujmu či bakalárskej/magisterskej práce, študijné výsledky..). V tejto časti je dôležité zdôvodniť výber zahraničnej univerzity/inštitúcie a súvislosť s mojím odborom štúdia (konkrétne dôvody), napr:

  • Som študentom/kou .. semestru .. cyklu odboru … na Filozofickej Fakulte.
  • Zaujímam sa hlavne o … čo sa prejavilo aj na téme mojej diplomovej práce…
  • Táto univerzita/inštitúcia patrí k popredným európskym pracoviskám…
  • I am interested in working with original historical sources, especially with …
  • The main reason why I would like to participate in … (is the great experience ?)
  • My interest in this topic has been proved by …

ČOMU SA CHCEM VENOVAŤ ĎALEJ – PREDSTAVENIE SVOJICH PLÁNOV

V prípade zahraničných mobilít v tejto časti zhrnieme, prečo na pobyt chceme ísť a prečo by mala komisia vybrať práve nás – píšeme hlavne odborné dôvody, ktoré podkladáme konkrétnymi informáciami.

U študijných programov je vhodné zamerať sa na konkrétne predmety, vyučujúcich či iné akademicky podložené dôvody (využite ponuky predmetov pre zahraničných študentov a stránky inštitúcie), prípadne poukázať na vyššiu úroveň vzdelania. Argumentujeme, prečo na dané miesto chceme, ba priam musíme ísť! Podobne je tomu u letných škôl či odborných kurzov, napr. je možné spomenúť, že je to príležitosť dozvedieť sa veci aj mimo predmetov v škole alebo vzdelávať sa interdisciplinárne… (predmety píšeme vždy kurzívou).

  • …pretože predmet XX plne odráža predmet môjho odborného záujmu…
  • …vyučujúci YY je poprednou európskou autoritou v danej problematike…
  • …univerzitná knižnica ponúka plný prístup k odbornej literatúre a periodikám…
  • I had found many subjects corresponding with the subjects in my home university..

U pracovných či výskumných mobilít je vhodné písať, akej práci alebo výskumu sa chceme venovať (bližší popis odborných činností dohodnutých v Training Agreement), prečo to musíme robiť práve tam, napr:

  • …inštitúcia XX je hlavným koordinátorom celoeurópskeho projektu YY a ponúka mi jedinečnú možnosť zúčastniť sa na ňom…
  • …osoba ZZ je významným odborníkom v danej problematike a práca s ním/ňou by bola neoceniteľným prínosom pre môj akademický rozvoj…
  • Pracovný plán, ktorý sme spoločne vytvorili je zameraný na…
  • Stáž by mi mohla priniesť neopakovateľné skúsenosti s výskumom v zahraničí…

ČO MI TO PRINESIE DO BUDÚCNOSTI – MNE SAMÉMU/SAMEJ AJ INŠTITÚCII

V poslednej časti je vhodné podložiť niekoľko argumentov, ktoré by dokazovali, prečo by finančná „investícia do mňa“ bol výhodný krok, teda akademicky prínos pobytu do budúcnosti, a tiež prínos pre dané inštitúcie. Môžete začať od seba, teda čo konkrétne vám pobyt prinesie a čo by ste sa naučili. Nezanedbateľnou ambíciou je zlepšenie úrovne cudzieho jazyka (odborné termíny), ktoré by nemalo chýbať v ML na študijný či pracovný pobyt. Jedna so zaručených fráz je spomenúť zlepšenie vzťahov medzi domácou a hosťujúcou univerzitou/inštitúciou.

  • ...predmety/výskum chcete použiť vo svojej diplomovej práci…
  • I am interested in studying in … because it is a great opportunity to learn … language.
  • It would be very enriching to spend a semester in .. for…

V tejto časti je možné spomenúť aj osobnostný rozvoj alebo iné pozitíva, ktoré so sebou pobyt v zahraničí prináša (návšteva historických a kultúrnych pamiatok), ale určite nepíšeme, že sa tešíme na leňošenie na pláži (ani keby to bola pravda!), možné spomenúť napr:

  • novú životnú skúsenosť, osamostatnenie sa/spoznávanie samých seba, zviditeľnenie sa na trhu práce, spoznávanie nových ľudí a kultúr…

ZÁVEREČNÁ VETA, POZDRAV A PODPIS

V závere by sme mali stručne poukázať, že sme vhodný kandidát a dúfame, že budeme vybraný, napr:

  • Dúfam, že oceníte moje ambície vzdelávať sa v odbore štúdia …
  • Verím, že vezmete v úvahu moje dobré študijné výsledky … / pridelením štipendia mi umožníte zdokonaľovať sa v ….
  • .. a reprezentovať Masarykovu univerzitu v zahraničí.
  • I believe you will appreciate my interest…
  • I hope you will reply positively to my grant request and that way give me the chance to participate in…
  • In conclusion, I believe I am a good candidate to…

Pozdrav môže byť jednoduchý S pozdravom, nezabudnúť na meno. Pokiaľ sa ML predáva osobne alebo posiela poštou, vždy ho treba podpísať, pokiaľ je v elektronickej podobe, píšeme plné meno na počítači.

  • S pozdravom,
  • Yours sincerely,
  • Regards,
  • Best/Kind regards,
  • Respectfully yours,

ML_štr - mobility

AK SA UCHÁDZAM O ZAMESTNANIE

Pri žiadosti o zamestnanie musí byť z motivačného listu evidentné, že sme pochopili pozíciu a sme osoba, ktorá je na ňu ideálnym kandidátom. ML musí personalistu upútať natoľko, že sa s nami bude chcieť stretnúť v ďalšom kole, prípadne osobne.

KONTAKT

Na prvom mieste treba vždy uviesť (aj keby už boli v CV) naše osobné údaje – ako sa s nami môžu spojiť. Kde presne sa údaje o autorovi nachádzajú, nie je dôležité, ale údaje musia vyzerať súmerne. Tieto údaje môžu byť v pravej hornej alebo ľavej hornej časti listu, niekedy sa píšu na koniec listu pod podpis a mali by obsahovať naše meno, email, telefón a adresu.

Rovnako by sa mali písať aj údaje inštitúcie, ktorej je určený, ale záleží od situácie a účelu ML. Ak píšeme údaje inštitúcie, mali by obsahovať: meno kontaktnej osoby, názov a adresu inštitúcie.

Dôležitou súčasťou listu je dátum, ktorý je možné umiestniť pod osobné údaje či pod údaje inštitúcie, prípadne na záver celého listu. Občas sa v listoch vyskytuje aj označenie inzerátu (Re: Position No. …), ktoré býva pred oslovením.

OSLOVENIE

Rovnako ako pri mobilitách, pokiaľ poznáme presné meno zamestnanca/personalistu, ktorý sa stará o výber kandidáta, je lepšie oslovovať priamo danú osobu. K osloveniu viď časť mobility.

  • Dear Hiring Manager,
  • Dear Human Resources Manager,
  • To Whom It May Concern,

ÚVODNÁ VETA A TELO LISTU

Po oslovení by mala nasledovať kratšia úvodná veta, ktorá jasne povie, na akú pozíciu reagujeme, kde sme sa dozvedeli o ponuke a prečo nás zaujala, napr:

  • Reagujem na Váš inzerát z.. na pozíciu „Archivár“..
  • Rád(a) by som reagoval(a) na ponuku zamestnania … , ktorá ma veľmi zaujala…
  • I am interested in applying for the position …
  • I read with great interest your posting for … as listed on …
  • I am writing to apply for … as announced on …
  • I am writing in response to your advertisement in …

Ak reagujeme na pracovnú ponuku, ML by mal vypovedať o našej motivácii k zamestnaniu a mali by sme odpovedať na nasledujúce otázky: Prečo sa zaujímam o danú pozíciu? Čo ma danej inštitúcii zaujalo? Do akých relevantných aktivít (prax ..) som sa zapojil? Prečo som tou správnou osobou? Hneď z úvodu textu by malo byť jasné, kde sme sa o ponuke dozvedeli, stručne prečo na ňu reagujeme a čo ponúkame (naše skúsenosti :).

ČOMU SA AKTUÁLNE VENUJEM – ČO MÔŽEM PONÚKNUŤ – ČO TO PRINESIE INŠTITÚCII

Pristúpme jednotlivo k týmto hlavným bodom textu:

ČOMU SA AKTUÁLNE VENUJEM – PREDSTAVENIE SEBA SAMÉHO

Prvý odsek môže začať informáciou, prečo píšeme ML, teda o čo žiadameprečo sa obraciame na inštitúciu – obsahovať presnú pozíciu, o ktorú sa uchádzame a prečo nás práve táto pozícia zaujala. V skratke spomenieme, prečo sme vhodným kandidátom, ktorý by mal obstáť a môže priniesť k rozvoju inštitúcie (jednou vetou načrtnúť obsah listu, resp. výnimočné vlastnosti k pozícii, pretože sa môže stať, že personalista bude čítať len prvých pár viet ML). Je vhodné stručne napísať, čo práve robíme alebo sme nedávno robili (štúdium, zmena zamestnania, účasť na projektoch na univerzite..), napr:

  • Som čerstvým absolventom MU a ….
  • Minulý rok som sa zúčastnil(a) na projekte … kde som mal(a) zodpovednosť za ….
  • I am currently completing a MA / Ph.D. at… / studying for a degree in …
  • I first became interested in … at my university …
  • Thanks to my … moths/years experience with … I am able to…

ČO MÔŽEM PONÚKNUŤ – ČOMU SA CHCEM VENOVAŤ ĎALEJ

Z ďalšej časti by malo byť jasné, čo môžem zamestnávateľovi ponúknuť, podložiť to jasnými a silnými prepojeniami medzi našimi schopnosťami a skúsenosťami a potrebami zamestnávateľa. Treba spomenúť tie znalosti a skúsenosti, ktoré majú relevantný súvis s danou pozíciou – netreba zabudnúť, že nekopírujeme životopis, ale na konkrétnych príkladoch ukazujeme svoje schopnosti. Pokiaľ by šlo o popis rôznych myšlienok, je možné využiť viacero kratších odsekov.

„Studying History has helped me to develop a range of skills, in particular those of analysing and interpreting complex information and presenting arguments and conclusions in written and oral form“ [1]

  • Beyond my successes as a researcher … (including published papers and current paper in process)
  • This position allowed me to…
  • My academic and personal skills match requirements
  • My current research project, which is an expansion on my dissertation … involves …
  • I have had extensive experience …

ZHRNUTIE – ČO TO PRINESIE INŠTITÚCII (AJ MNE SAMÉMU/SAMEJ)

Posledný odsek by mal zhrnúť, že JA som ideálna osoba na danú pozíciu, pretože môžem výrazne pozitívne ovplyvniť chod inštitúcie, teda v skratke, čo môžem ponúknuť zamestnávateľovi. Je možné spomenúť, čo by táto pozícia priniesla nám (len pozor na to, aby to nevyzeralo ako ML novodobého diktátora, ktorý si ide inštitúciu podmaniť :D ), napr:

  • …možnosť osobného rozvoja alebo možnosti vzostupu so skúsenosťami..
  • I am confident that my research interests and my extensive experience make me an ideal candidate for the open position…
  • I hereby enclose my resume, and other required materials for your review…

ZÁVEREČNÁ VETA, POZDRAV A PODPIS

V záverečnej vete by sme mali použiť zdvorilostné frázy – poďakovať za čas, vyjadriť záujem o osobný pohovor/ďalšie kolo, slušne požiadať o odpoveď a i. Na konci textu je možné uviesť zoznam priložených dokumentov. Pre pozdrav viď časť mobility.

  • Viac informácií nájdete v priloženom životopise…
  • V prípade akýchkoľvek otázok ma neváhajte kontaktovať…
  • Teším sa na osobné stretnutie v ďalšom kole.
  • Thank you so much for your time and consideration.
  • Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.
  • I look forward to speaking with you further about what I may offer…
  • I am available for interview at any time… I have attached my curriculum vitae, my three recommendations, and the two requested sample publications…

ML_štr - zamestnanie

KĽÚČOVÉ SLOVÁ

Pred písaním ML (rovnako ako u CV) je vhodné zistiť si požiadavky na prijatie na konkrétnu pozíciu a použiť niektoré z tohto spektra slov (používať niektoré zo slov, ktoré „chcú počuť“). Niektoré veľké inštitúcie používajú dnes na užší výber techniku a vhodných kandidátov vyberá počítač na základe kľúčových slov, preto treba využívať jazyk inzerátu, teda slová, ktoré sa v inzeráte vyskytli. Rovnako by ste sa mali pri písaní preferovať aktívne slovesá, ktoré predstavujú činnosti (robil, spracovala, vyberali sme, určovala, vytváral, triedili..).

ODKAZY

Pokiaľ si chcete prečítať niečo na internete, odporúčame články na webe Kariérní centrum MU alebo Europass. Anglické články aj ukážky motivačných listov nájdete na webe JobSearch, vyberáme z nich tie, ktoré sú určené pre konkrétne príležitosti, napr. Librarian, Assistant Professor alebo Science Professor.

Veľa šťastia a inšpirácie!

Ďakujem za komentáre k tomuto článku.

AVmm

[1] MEŠKO, Dušan, Dušan KATUŠČÁK a Ján FINDRA. Akademická příručka. České, upr. vyd. Martin: Osveta, 2006, s. 331; ISBN 8080632197. (nachádza sa v ústrední knihovne MU)